Ab 2026 werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse in Deutschland grundlegend anders aussehen. Neue Regelungen für die Kommunikation von Unternehmen mit Finanz- und Sozialversicherungsbehörden treten in Kraft und sind verpflichtend. Diese Aktualisierungen sind für die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich, doch es gibt einen Haken: Ältere ERP-Systeme werden die erforderlichen Funktionen nicht mehr bieten.
Für Unternehmen, die noch mit SAP ERP 6.0 arbeiten, einschließlich Versionen bis einschließlich EHP5, oder ähnliche ERP-Systeme wie Oracle E-Business Suite oder Microsoft Dynamics AX, werden diese Änderungen nicht unterstützt. Dadurch entsteht ein Compliance-Risiko, das zu Bußgeldern, Fehlern bei der Berichterstattung und im schlimmsten Fall zu Reputationsschäden führen kann.
Warum das deutsche Arbeitsrecht ein Wegweiser für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung ist
Das deutsche Arbeitsrecht zählt zu den komplexesten in Europa. Es dient dem Schutz der Arbeitnehmerrechte und der Gewährleistung des Datenschutzes und wird fortlaufend aktualisiert. Moderne ERP-Plattformen sind zwar darauf ausgelegt, mit diesen Änderungen Schritt zu halten, ältere Systeme wie SAP oder andere Legacy-Lösungen stoßen jedoch oft an ihre Grenzen. Ist Ihr System veraltet, ist Ihr Unternehmen gefährdet. Denn das deutsche Arbeitsrecht erfordert die ständige Aktualisierung von ERP-Plattformen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Während Deutschland heute im Fokus steht, da sich Unternehmen weltweit digital transformieren und die Regulierungen verschärft werden, bietet dies eine Momentaufnahme der Zukunft für alle Organisationen. Die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz ist nur ein weiteres Beispiel dafür, wie der Regulierungsdruck in ganz Europa zunimmt.
Befreiung von den veralteten Plattformen gemäß deutschem Arbeitsrecht
Ältere ERP-Plattformen lassen sich nicht mit modernen HR-Tools oder Drittanbieter-Apps integrieren, wodurch Datensilos entstehen, die zu Engpässen führen. Das Reporting wird zu einem aufwendigen manuellen Prozess, und angesichts der sich rasant entwickelnden Cyberbedrohungen sind Ihre Gehaltsabrechnungsdaten in nicht unterstützten Systemen gefährdet.
In Deutschland dominieren manuelle Prozesse noch immer wesentliche Teile der Lohnabrechnung. Krankenversicherungsprüfungen werden beispielsweise oft einzeln auf externen Plattformen durchgeführt. Dieser veraltete Ansatz hat zu einem Anstieg von Überzahlungen geführt, einfach weil die Meldung verzögert erfolgt. Dies ist ein deutliches Beispiel dafür, wie die Einschränkungen von Lohnabrechnungssystemen und fragmentierte Arbeitsabläufe Prozesse verlangsamen, Kosten verursachen, Compliance-Risiken bergen und das Vertrauen untergraben. Wenn sich diese Ineffizienzen häufen, sind die Auswirkungen überall spürbar – von überlasteten Finanzabteilungen über frustrierte Mitarbeiter bis hin zu einem erhöhten Risiko von Betriebsprüfungen. Die Lohnabrechnung in Deutschland setzt weiterhin auf veraltete Arbeitsabläufe, die das Risiko erhöhen und die Effizienz mindern.
Die Kosten der Nichteinhaltung des deutschen Arbeitsrechts
Ja, Fehler in der Lohnabrechnung können Prüfungen, Bußgelder und Reputationsschäden nach sich ziehen. Doch die Risiken reichen tiefer. Ungenaue Berichterstattung beeinträchtigt das Vertrauen der Mitarbeiter, die Finanzplanung und die betriebliche Stabilität. Und da nur ein Drittel der Unternehmen eine hohe Genauigkeit in der Lohnabrechnung erreicht, schrumpft der Spielraum für Fehler immer weiter.
Gleichzeitig stehen Unternehmen vor einem Fachkräftemangel. Lohnbuchhalter mit fundierten lokalen Kenntnissen sind rar, und Teams müssen mit immer weniger Ressourcen mehr leisten. Es überrascht daher nicht, dass 69 % der Unternehmen die Auslagerung ihrer Lohnbuchhaltung in Erwägung ziehen.
Warum Technologie allein die Lohnabrechnung in Deutschland nicht lösen wird
Die Umstellung auf SAP S/4HANA oder ein anderes ERP-System ist ein Schritt in die richtige Richtung, um die Risiken im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu minimieren. Technologie muss jedoch mit klaren Prozessen, abgestimmten Teams und lokaler Expertise einhergehen. Dies gilt insbesondere für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland, wo die Prozesse die Navigation durch DATEV-Systeme, lokale Anbieter und die Einhaltung strenger Fristen erfordern.
Globale Gehaltsabrechnungsteams benötigen Einblick in lokale Risiken, und lokale Teams benötigen Unterstützung durch globale Systeme. Ohne diese Abstimmung geraten Migrationen ins Stocken, die Einhaltung von Vorschriften lässt zu wünschen übrig und die Kosten steigen rasant. Das Verständnis der deutschen SAP-Migrationsanforderungen ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Betrieb.
Was sollten Sie also tun?
Beginnen Sie mit einer klaren Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Konfiguration:
- Ist Ihr System für die anstehenden Änderungen geeignet?
- Gibt es Funktionslücken?
- Ist Ihre Infrastruktur bereit für ein Upgrade, um die deutschen Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften von 2026 zu erfüllen, oder behelfen Sie sich mit einer provisorischen Lösung?
Die Fristen sind klar:
- 2025: Ende der regulären Wartung für ältere SAP-Versionen und andere Legacy-ERP-Plattformen.
- 2027: Ende der erweiterten Wartung von SAP-Releases, ähnliche Zeitpläne gelten auch für andere Systeme.
Durch vorausschauende Planung gewinnen Sie Zeit, Ihre Systeme zu testen, Ihre Teams zu schulen und vermeiden spontane Entscheidungen, die sich bei der Umstellung der Gehaltsabrechnung in Deutschland als kostspielige Fehler erweisen könnten.
Wie Payrollminds Ihnen hilft, bei neuen globalen Lohnabrechnungsvorschriften immer auf dem Laufenden zu bleiben
Wir haben gesehen, was passiert, wenn Unternehmen versuchen, auf eigene Faust voranzukommen, und was passiert, wenn sie Erfolg haben. Der Unterschied? Ein klarer Plan, die richtigen Leute und ein Partner vor Ort, der sich auskennt.
Unsere Migrationsbereitschaftsanalyse schließt die Lücke zwischen globalen Systemen und lokalen Gegebenheiten, um Unternehmen zu helfen:
- Machen Sie sich mit den spezifischen Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung vertraut, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland nach 2026 bestimmen werden.
- Prüfen Sie, ob ihre derzeitigen Systeme die Standards von 2026 erfüllen können.
- Globale und lokale Teams sollten vor Beginn der Migration aufeinander abgestimmt werden.
- Entwickeln Sie einen praktischen, regionsspezifischen Plan, der funktioniert.
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