In 2026 verandert het speelveld voor detacheringsbureaus ingrijpend. De nieuwe cao voor uitzendorganisaties brengt strengere eisen voor gelijkwaardig belonen met zich mee. Detacheerders worden hiermee verantwoordelijk voor het onderbouwen, berekenen en documenteren van alle looncomponenten.
Veel bureaus onderschatten de impact op hun backoffice en de juridische en financiële gevolgen van het niet op orde hebben daarvan. Want niet alleen de administratieve last groeit, ook de handhaving neemt toe. Zo kan een onjuiste berekening van gelijkwaardige beloning of een gebrekkige administratie leiden tot claims, boetes en reputatieschade.
Hier volgen daarom de 9 belangrijkste risico’s voor detacheerders in 2026 en hoe u deze kunt ondervangen.
1. Inlener zonder cao: risico op onjuiste beloningsvaststelling
De beloning van een gedetacheerde moet objectief onderbouwd kunnen worden, ook als er geen referentiekader is. Dat leidt al snel tot onzekerheid.
Zonder cao of functiekader moet de detacheerder zelf bepalen:
- wat de feitelijke functie-inhoud is,
- wat marktconform is,
- en hoe dit juridisch moet worden gestaafd.
Het doen van aannames is verleidelijk, maar foutieve inschattingen liggen op de loer. Om dat te voorkomen, moet de detacheerder de beloning reconstrueren met functievergelijking, marktdata en interne loonindicaties. Dat vraagt specialistische (cao-) kennis en natuurlijk tijd.
2. Onvolledige of ontbrekende functiebeschrijvingen
Veel organisaties gebruiken functietitels als “coördinator”, “consultant” of “specialist”, maar zonder inhoudelijke beschrijvingen. Een functie vaststellen aan de hand van functietitels is voor het bepalen van gelijkwaardige beloning niet voldoende.
Belangrijke vragen zijn:
- Wat doet de medewerker precies?
- Welk niveau hoort daarbij?
- Welke schaal is aantoonbaar passend?
Om verkeerde inschaling en daarmee foutieve beloning te voorkomen, moet de detacheerder kijken naar feitelijke werkzaamheden en verantwoordelijkheden en deze objectief matchen op basis van cao-kaders en marktdata. Er zit niets anders op dan deze informatie in kaart te brengen. Een tijdrovend klusje, waarvoor cao-kennis essentieel is.
3. Verschillende cao’s bij verschillende opdrachtgevers
Detachering in sectoren als bouw, metaal, afbouw of zorg betekent werken met sterk uiteenlopende cao’s. De detacheerder moet kunnen aantonen:
- welke cao-bepaling leidend is,
- hoe looncomponenten zijn vergeleken,
- waarom voor een bepaalde schaal is gekozen.
Voor bureaus die in meerdere sectoren actief zijn, vormt dit een administratief risico. Want waar ligt de grens tussen de eigen cao en de inlenersbeloning?
Het best is om per situatie een cao-toets uit te voeren en loon, toeslagen en vergoedingen te vergelijken in een transparant rekenmodel.
4. Onregelmatigheidstoeslagen en ploegendiensten
Als gedetacheerden ploegendiensten draaien, moeten complexe roosters, wisselende percentages en afwijkende werktijden per uur en per dienst correct worden toegepast. Dat vereist nauwkeurige berekening van toeslagen.
Vanwege de complexiteit lijkt manuele verwerking misschien een logische optie, maar dat is foutgevoelig en tijdrovend. En één fout in de toeslagberekening kan al leiden tot structurele onderbetaling (of overbetaling). De verantwoordelijkheid ligt bij de detacheerder.
De juiste systemen kunnen alle toeslagen geautomatiseerd berekenen, gevolgd door een HR-controle. Maar als bureaus die systemen zelf willen implementeren vraagt dat een aanzienlijke investering.
5. Variabele beloningen zoals bonussen en provisies
Wanneer vaste medewerkers bonussen ontvangen, moet worden vastgesteld of deze onder de gelijkwaardige beloning vallen. De hamvraag: is de bonus structureel? Een verkeerde interpretatie kan leiden tot een te lage of juist te hoge beloning.
Detacheerders moeten weten wat wel en wat niet ‘structureel’ is. En hoe ze die inschatting juridisch correct vastleggen in een addendum. Met de juiste specialistische kennis is dat goed te bepalen, maar detacheringsbureaus hebben die vaak niet in huis.
6. Indexatie en periodieken: risico op te late verwerking
Indexatie- en periodiekverhogingen worden door inlenende partijen niet altijd op tijd doorgegeven, maar zijn wel van invloed op gelijkwaardige beloning. Achterstallige aanpassingen kunnen vervolgens leiden tot nalevingsproblemen.
Risico’s voor detacheerders:
- geen grip op de periodieke aanpassingen bij alle inleners,
- correcties achteraf,
- margeverlies door te late facturatie.
Proactieve monitoring van cao-wijzigingen en automatische signalering van indexaties worden essentiële randvoorwaarden om te voldoen aan de wet- en regelgeving.
7. Internationale beloningsstructuren: omrekenen en vertalen
Detacheren bij internationale opdrachtgevers klinkt aantrekkelijk, totdat de beloningsstructuur moet worden vertaald naar Nederlandse maatstaven. Internationale organisaties gebruiken vaak salarissen in andere valuta, aandelenbeloningen of global grading frameworks.
Om gelijkwaardige beloning correct te kunnen berekenen moeten alle internationale componenten worden vertaald naar een Nederlandse, juridisch correcte beloningsgrondslag.
Veelvoorkomende valkuilen:
- verkeerde valuta-omrekening,
- incomplete waardering van buitenlandse benefits,
- afwijkende functieniveaus.
Dit is een van de meest complexe onderwerpen van de nieuwe regelgeving, omdat het meerdere maatstaven combineert. Een foutje in waardering, valuta-conversie of interpretatie is zo gemaakt en kan resulteren in onderbetaling.
8. Internationale opdrachtgevers zonder Nederlandse voertaal
Een voorbeeld uit de praktijk: een van onze opdrachtgevers heeft een HR- en payrollteam dat geen Nederlands spreekt. Binnen de organisatie werken meer dan vijftien nationaliteiten met verschillende voertalen. Wij vertalen daarom alle juridische en payrollinformatie naar het Engels, bieden meertalige support en gebruiken standaard meertalige documenten voor contracten en loonstroken. Onze specialisten begeleiden hen zo bij correcte toepassing van Nederlandse regels.
Dat is hard nodig, want dit soort meertalige HR-teams begrijpen complexe Nederlandse wetten en cao-regels vaak niet volledig. Miscommunicatie ligt op de loer, wat kan leiden tot misverstanden over looncomponenten, fouten in contracten en onjuiste interpretatie van cao-onderdelen.
Detacheerders moeten gelijkwaardige beloning onder de nieuwe regels onderbouwen, communiceren en vastleggen in een taal die de inlener én de gedetacheerde begrijpt. Meertalige documentatie en begeleiding zijn noodzakelijk om fouten te voorkomen.
9. Audits en claims
Met de veranderende regels wordt de bewijslast steeds zwaarder. Dat komt bijvoorbeeld doordat de bewijspositie van ter beschikking gestelde werknemers wordt versterkt, waardoor het in de praktijk makkelijker wordt om aanspraak te maken op gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden. Er is bovendien aangekondigd dat de Arbeidsinspectie strenger gaat handhaven op bestaande regels voor uitleners, in aanloop naar de WTTA die per 2027 van kracht gaat zijn. Zonder een compleet en audit-proof dossier lopen detacheerders daardoor het risico op claims, boetes en reputatieschade.
Om voorbereid te zijn is het van belang een correcte administratie op te bouwen, en daarin alle loonvergelijkingen, inlenersverklaringen en cao-referenties digitaal vast te leggen.
Waarom detacheerders in 2026 onder druk komen te staan
De negen risico’s laten drie aspecten goed zien:
- De complexere regels vergroten de kans op fouten.
- De verantwoordelijkheid ligt bij de detacheerder.
- De administratieve last en werkdruk nemen fors toe.
Detacheerders die processen niet professionaliseren, lopen reëel risico op financiële schade. Detacheringsbureaus die zorgen dat ze hun expertise, tooling en correcte beloningsvaststelling op orde hebben, bouwen juist vertrouwen op en versterken hun positie.
Ondersteuning nodig bij de nieuwe verplichtingen voor detacheerders?
Voor veel detacheringsbureaus is de nieuwe regelgeving een uitdaging. Onder andere vanwege de kosten om nieuwe processen en systemen te implementeren, het niet beschikbaar hebben van tijd en kennis om het goed in te richten en het ontbreken van benodigde certificeringen. Payrollminds The FlexOffice neemt daarom alle administratieve handelingen uit handen, zonder grote investeringen in systemen, adviseurs of certificeringen.
Onze dienstverlening omvat onder andere:
- Functievergelijkingen en cao-toetsingen
- Marktbenchmarks
- Inlenersverklaringen
- Audit-proof dossieropbouw (NEN 4400-1)
- Automatische monitoring van indexaties
- Meertalige documentatie en ondersteuning
- HR-controle op toeslagen en ploegendiensten
De voordelen voor detacheringsbureaus:
- Meteen volledig compliant met de nieuwe wet- en regelgeving.
- Zelf geen ingewikkelde, tijdrovende en kostbare processen beheren.
- Geen investering in adviseurs, certificeringen en nieuwe administratieve software.
- Geen kennis van cao’s + wet- en regelgeving nodig.
Wilt u uw backoffice op orde hebben en compliant zijn? Met Payrollminds The FlexOffice is dat makkelijker dan u denkt. Download de brochure en plan een adviesgesprek met een van onze experts.
Brochure
The FlexOffice
Ontdek wat er precies verandert, wat er van detacheerders verwacht wordt en waarmee Payrollminds The FlexOffice kan helpen.
